Військовий облік на підприємстві у 2026 році: обовʼязки роботодавця

Військовий облік працівників — це не внутрішня формальність кадрового відділу, а встановлений законом обовʼязок роботодавця.

Підприємства, установи та організації незалежно від форми власності повинні вести персональний військовий облік призовників, військовозобовʼязаних та резервістів за місцем їх роботи. Такий обовʼязок прямо передбачений Законом України «Про військовий обовʼязок і військову службу».

Основним нормативним актом, який визначає порядок ведення військового обліку роботодавцями, є Постанова Кабінету Міністрів України від 30.12.2022 № 1487, якою затверджено Порядок організації та ведення військового обліку призовників, військовозобовʼязаних та резервістів. Станом на вересень 2026 року Порядок № 1487 діє в редакції від 27 червня 2026 року.

Розглянемо, що саме повинен робити роботодавець і які ризики виникають, якщо військовий облік фактично не ведеться.

Хто повинен вести військовий облік

Персональний військовий облік ведеться на підприємствах, в установах та організаціях незалежно від:

• форми власності;
• сфери діяльності;
• наявності статусу критично важливого підприємства;
• наявності або відсутності заброньованих працівників.

Закон покладає персональний облік за місцем роботи саме на керівників підприємств, установ та організацій.

Тобто аргумент «ми не є критичним підприємством, тому військовий облік нам не потрібен» — неправильний. Критичність та бронювання — це окремі механізми, і обовʼязок вести військовий облік існує незалежно від них.

1. Призначити відповідального за військовий облік

Перший організаційний крок підприємства — визначити, хто фактично здійснює військовий облік. На практиці для цього видається наказ керівника про організацію військового обліку та визначення відповідальної особи.

Обсяг кадрового забезпечення військового обліку залежить від кількості призовників, військовозобовʼязаних та резервістів, які перебувають на обліку в організації. Якщо штат підприємства невеликий, функції військового обліку можуть покладатися на відповідного працівника, зокрема кадрової служби, відповідно до вимог Порядку № 1487.

При цьому важливо не просто видати наказ, а фактично визначити:

• обовʼязки відповідальної особи;
• порядок отримання інформації від кадрової служби;
• строки оновлення військово-облікових даних;
• порядок роботи із ТЦК та СП;
• порядок зберігання документів;
• заміщення відповідальної особи на період відпустки або відсутності.

Призначення та звільнення осіб, відповідальних за організацію та ведення військового обліку, також оформлюється відповідними кадровими документами за формами, передбаченими Порядком № 1487.

2. Перевіряти військово-облікові документи при прийнятті на роботу

Однією з ключових помилок роботодавців є ситуація, коли працівника спочатку оформлюють, а питання військового обліку перевіряють уже після цього.

Порядок № 1487 передбачає перевірку під час прийняття на роботу наявності у громадянина належного військово-облікового документа. Законодавство також передбачає можливість використання військово-облікових документів в електронній формі: інформація може перевірятися, зокрема, через відповідні електронні механізми, якщо вони технічно доступні.

Підприємству необхідно встановити:

• чи підлягає працівник військовому обліку;
• чи перебуває він на відповідному військовому обліку;
• чи є його військово-обліковий документ чинним;
• чи співпадають персональні дані з іншими документами;
• чи містяться актуальні відомості про статус працівника.

Станом на 2026 рік Порядок № 1487 прямо передбачає, що прийняття на роботу та взяття на персональний військовий облік здійснюється після взяття відповідної особи на військовий облік у ТЦК та СП, органах СБУ або відповідних підрозділах розвідувальних органів — залежно від категорії особи.

Тому кадрова процедура прийняття працівника та процедура його військового обліку повинні бути узгоджені між собою.

3. Вести списки персонального військового обліку

Підприємство повинно вести списки персонального військового обліку. У них відображаються передбачені законодавством відомості про працівників, які належать до відповідних категорій військового обліку.

Залежно від статусу особи облік ведеться щодо:

• призовників;
• військовозобовʼязаних;
• резервістів.

Окремо слід враховувати різницю між загальним та спеціальним військовим обліком. На спеціальному військовому обліку перебувають військовозобовʼязані, які заброньовані за відповідним підприємством, установою чи організацією на період мобілізації та на воєнний час. Інші військовозобовʼязані та резервісти у передбачених законом випадках перебувають на загальному військовому обліку.

Тому якщо підприємство отримує статус критично важливого та починає бронювати працівників, це безпосередньо впливає і на ведення персонального військового обліку.

4. Повідомляти про прийняття та звільнення працівників

Один із найважливіших строків для роботодавця — 7 днів.

Після прийняття на роботу або звільнення призовника, військовозобовʼязаного чи резервіста підприємство повинно повідомити відповідний:

• районний або міський ТЦК та СП;
• орган СБУ;
• відповідний підрозділ розвідувального органу — якщо працівник належить до відповідної категорії.

Після змін, внесених у 2026 році, Порядок № 1487 передбачає подання повідомлення про зміну облікових даних у семиденний строк з дня видання наказу про прийняття на роботу або звільнення. Аналогічний обовʼязок закріплений у ст. 38 Закону України «Про військовий обовʼязок і військову службу».

Цей строк необхідно контролювати окремо. Типова помилка підприємства — кадровик оформлює наказ, але інформація відповідальній за військовий облік особі передається через декілька тижнів. У результаті підприємство пропускає встановлений строк.

5. Вносити зміни до військово-облікових даних

Військовий облік не може вестися за принципом «один раз сформували таблицю і більше її не змінюємо». Інформація повинна актуалізуватися.

Наприклад, значення можуть мати зміни:

• прізвища, імені або інших персональних даних;
• місця проживання;
• сімейного стану;
• освіти;
• посади;
• стану військового обліку;
• військово-облікового документа;
• бронювання;
• проходження військової служби;
• інших відомостей, які відповідно до законодавства включаються до військового обліку.

Працівник, зі свого боку, також має передбачені законодавством обовʼязки щодо повідомлення про зміни своїх облікових даних. Однак роботодавець не повинен виходити з того, що відповідальність лежить виключно на працівнику: на підприємстві має існувати внутрішній механізм отримання, перевірки та внесення таких змін.

6. Проводити звіряння військово-облікових даних

Військовий облік передбачає проведення звіряння інформації. У 2026 році механізм звіряння був суттєво оновлений.

Особи, відповідальні за військовий облік, можуть проводити звіряння списків персонального військового обліку з обліковими даними ТЦК та СП:

• засобами порталу «Дія» у передбаченому Порядком порядку;
• через кабінет персонального обліку;
• а якщо технічної можливості немає — шляхом подання відповідних документів до ТЦК та СП.

Для підприємств, які не включені до затвердженого графіка, строки звіряння погоджуються з відповідним ТЦК та СП.

Це важливе нововведення, оскільки поступово військовий облік переходить від виключно паперової взаємодії до електронного обміну даними.

7. Ознайомити працівників із правилами військового обліку

Підприємство повинно організувати виконання працівниками вимог щодо військового обліку. Практично це означає, що роботодавцю бажано документально підтверджувати факт ознайомлення відповідних працівників із правилами військового обліку та їх обовʼязками.

Не варто обмежуватися лише розміщенням нормативного документа на інформаційному стенді. Для підприємства важливо мати можливість підтвердити під час перевірки, що:

• правила були доведені до працівників;
• відповідальна особа здійснювала відповідну роботу;
• військовий облік ведеться системно, а не лише формально.

8. Виконувати розпорядження ТЦК та СП щодо оповіщення

Підприємство також має обовʼязки щодо взаємодії з ТЦК та СП.

Стаття 38 Закону України «Про військовий обовʼязок і військову службу» прямо встановлює, що підприємства на вимогу відповідних органів повинні сповістити призовників, військовозобовʼязаних та резервістів про їх виклик і забезпечити їх своєчасне прибуття. Порядок № 1487 деталізує механізми такого оповіщення.

Тому підприємство не може просто проігнорувати отримане належним чином розпорядження ТЦК та СП. Після отримання документа доцільно:

1. зареєструвати його;
2. перевірити перелік зазначених працівників;
3. оформити внутрішній наказ або розпорядження, якщо це необхідно;
4. провести оповіщення;
5. зафіксувати факт доведення інформації до працівника;
6. повідомити ТЦК та СП про результати виконання у передбаченому порядку.

Критично важливо мати документальні підтвердження кожного етапу.

9. Правильно вести облік заброньованих працівників

Якщо підприємство має право на бронювання, військовий облік набуває ще більшого значення. Заброньовані військовозобовʼязані перебувають на спеціальному військовому обліку.

Тому підприємству необхідно контролювати:

• чинність бронювання;
• строк відстрочки;
• зміну статусу працівника;
• звільнення працівника;
• переведення;
• актуальність військово-облікових даних;
• відповідність інформації кадрових документів даним, які використовуються для бронювання.

Помилки у військовому обліку можуть створити проблеми не тільки під час перевірки: вони можуть впливати і на можливість підприємства коректно здійснювати бронювання працівників.

10. Підготувати підприємство до перевірки стану військового обліку

Організація та стан військового обліку на підприємствах можуть перевірятися. Порядок № 1487 передбачає проведення відповідних перевірок згідно з установленими планами та процедурами. Під час них аналізується, зокрема, організація військового обліку, ведення списків, звіряння даних, виконання встановлених строків та робота відповідальних осіб.

Під час підготовки до перевірки підприємству необхідно мати системно оформлений комплект документів. Зокрема, варто перевірити наявність:

• наказу про організацію військового обліку;
• наказу про призначення відповідальної особи;
• посадової інструкції або відповідного переліку функціональних обовʼязків;
• списків персонального військового обліку;
• військово-облікових документів або належно сформованої інформації щодо працівників;
• повідомлень про прийняття та звільнення;
• документів про звіряння;
• документів щодо оповіщення;
• документів стосовно заброньованих працівників;
• підтверджень виконання розпоряджень ТЦК та СП;
• інших документів, передбачених Порядком № 1487.

Які помилки найчастіше допускають роботодавці

На практиці проблеми виникають не лише тоді, коли військового обліку немає взагалі. Поширеними є ситуації, коли облік нібито ведеться, але фактично містить суттєві недоліки.

До типових помилок належать:

• відсутність наказу про відповідальну особу;
• прийняття працівників без належної перевірки військово-облікових документів;
• пропуск семиденного строку повідомлення про прийняття або звільнення;
• відсутність актуальних списків;
• розбіжності між кадровими та військово-обліковими даними;
• відсутність звіряння;
• неправильний облік заброньованих працівників;
• ігнорування розпоряджень ТЦК та СП;
• неможливість документально підтвердити оповіщення працівника;
• формальне покладення обовʼязків на кадровика без фактичної організації процесу.

Окрема проблема — коли вся система військового обліку фактично «зберігається в голові» одного працівника. Якщо така людина звільняється або йде у відпустку, підприємство втрачає контроль над строками та документами.

Хто відповідає за порушення військового обліку

Факт делегування військового обліку кадровику або іншому працівнику не означає, що керівник підприємства повністю усувається від відповідальності за його організацію. Закон України «Про військовий обовʼязок і військову службу» покладає персональний військовий облік за місцем роботи на керівників підприємств, установ та організацій.

За порушення законодавства про оборону, мобілізаційну підготовку та мобілізацію передбачена адміністративна відповідальність за ст. 210-1 КУпАП. В умовах особливого періоду санкція для посадових осіб органів державної влади, місцевого самоврядування, юридичних осіб та громадських обʼєднань становить від 2 000 до 3 500 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян. Це відповідає штрафу від 34 000 до 59 500 грн, виходячи з 17 грн за один неоподатковуваний мінімум для цілей адміністративних штрафів.

Тому порушення військового обліку вже давно не можна оцінювати як суто технічну кадрову помилку.

Чи повинен ФОП вести військовий облік своїх працівників

Це питання потребує окремого аналізу. Порядок № 1487 у частині персонального військового обліку безпосередньо оперує підприємствами, установами та організаціями.

Тому не варто автоматично переносити весь порядок ведення військового обліку юридичними особами на фізичну особу — підприємця без аналізу конкретної правової норми та статусу роботодавця. Для ФОП, який використовує найману працю, питання військового обліку рекомендуємо аналізувати окремо з урахуванням актуальної редакції нормативних актів та офіційної практики їх застосування.

Практичний чекліст для роботодавця

Щоб зрозуміти, чи організований військовий облік на підприємстві належним чином, перевірте:

1. Чи призначена відповідальна особа?
2. Чи оформлений відповідний наказ?
3. Чи визначені її посадові обовʼязки?
4. Чи перевіряються військово-облікові документи під час прийняття на роботу?
5. Чи ведуться актуальні списки персонального військового обліку?
6. Чи повідомляється ТЦК та СП про прийняття та звільнення працівників у семиденний строк?
7. Чи вносяться зміни до облікових даних?
8. Чи проводиться звіряння?
9. Чи оформлені документи щодо заброньованих працівників?
10. Чи існує алгоритм виконання розпоряджень ТЦК та СП?
11. Чи може підприємство документально підтвердити виконання кожного з цих обовʼязків?

Якщо на декілька запитань відповідь «ні», військовий облік потребує аудиту та приведення у відповідність до законодавства.

Висновок

Військовий облік на підприємстві — це комплексна система, а не одна таблиця зі списком працівників.

Роботодавець повинен:

• правильно організувати військовий облік;
• визначити відповідальних осіб;
• перевіряти документи працівників;
• своєчасно повідомляти про кадрові зміни;
• вести й актуалізувати списки;
• проводити звіряння;
• виконувати розпорядження ТЦК та СП;
• правильно вести облік заброньованих працівників;
• бути готовим документально підтвердити виконання цих обовʼязків під час перевірки.

Особливо важливий належний військовий облік для підприємств, які планують отримувати або вже мають статус критично важливих та бронюють працівників.

ARGUS Consulting group проводить аудит військового обліку підприємств, перевіряє кадрову та військово-облікову документацію, готує необхідні накази, списки та внутрішні документи, супроводжує взаємодію з ТЦК та СП, а також консультує з питань бронювання військовозобовʼязаних працівників.